Checklist do 1040-NR: documentos e informações que a declaração de não residente exige
Documentos para preencher o 1040-NR: ITIN ou SSN, 1042-S, W-2 e 1099, detalhes do aluguel e retenção sofrida. Veja a lista e o que fazer se algum faltar.
Por Cristina Teixeira, CPA, TEP, CRC
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Para preencher o 1040-NR, a declaração de imposto de renda de não residentes nos Estados Unidos, reúna o número de identificação fiscal (ITIN ou SSN), os comprovantes de renda e de retenção (1042-S, W-2, 1099), o detalhamento do aluguel com receitas e despesas, e os dados da retenção já sofrida. Com isso na mão, a declaração sai completa.
A lista abaixo vem em blocos que você pode marcar um a um.
Atualizado em outubro de 2026.
Por que reunir os documentos antes de começar
Reunir antes evita a declaração incompleta, e a incompleta pode custar deduções. Segundo a página do IRS sobre a tributação de não residentes (consulta em 9 de outubro de 2026), para obter deduções e créditos permitidos o contribuinte precisa entregar uma declaração correta e dentro do prazo, e o IRS pode negar deduções e créditos em declarações entregues mais de 16 meses depois da data de vencimento.
Um tropeço frequente é começar a preencher e descobrir, no meio, que falta um formulário que o pagador nunca enviou. Quem monta a lista antes percebe a falta a tempo de pedir a segunda via.
"O documento que falta quase nunca é o difícil de achar. É o que ninguém lembrou de pedir ao pagador no começo do ano", observa Cristina Teixeira, CPA e TEP, cofundadora da Astride. (citação proposta, aguardando aprovação)
Se você ainda não sabe se precisa entregar o 1040-NR, comece por o que é o Form 1040-NR e quem precisa entregar. Este texto parte do princípio de que a obrigação já existe.
Quem precisa entregar o 1040-NR?
Precisa entregar o não residente que exerceu atividade econômica (trade or business) nos EUA durante o ano, ou que tem renda americana cujo imposto não foi totalmente quitado pela retenção na fonte. A mesma página do IRS acrescenta uma terceira situação: quem quer pedir restituição de imposto retido a mais ou usar deduções e créditos também precisa declarar.
O aluguel de imóvel entra nessa lógica. A página dá o exemplo de quem não tem atividade nos EUA, mas tem renda de imóvel e escolhe tratá-la como renda efetivamente conectada: para deduzir despesas dessa renda, a declaração precisa ser entregue no prazo.
Checklist 1: identificação
O 1040-NR exige um número de identificação fiscal. Quem não pode obter o Social Security Number (SSN) usa o Individual Taxpayer Identification Number (ITIN). A Publicação 519 do IRS (consulta em 9 de outubro de 2026) diz que quem já tem ITIN o informa onde a declaração pede o SSN, e que quem não tem ITIN nem pode obter o SSN deve pedi-lo pelo Form W-7.
- Passaporte válido, para o pedido de ITIN e para conferir o nome exato.
- ITIN ou SSN em vigor, com o nome escrito como no cadastro do IRS.
- Se o ITIN não existe: tempo para o pedido antes do prazo da declaração.
A publicação lembra que o ITIN serve só para fins fiscais. O artigo sobre ITIN: quando um brasileiro precisa desse número e como obtê-lo detalha o pedido.
Checklist 2: comprovantes de renda e de retenção
Cada pagador americano costuma emitir um formulário informativo, e é a partir deles que o 1040-NR se preenche. A Publicação 519 menciona o W-2 (salário), o 1042-S (rendas pagas a estrangeiros, com a retenção) e o 1099 (outros pagamentos). Para pedir de volta imposto retido por engano, o IRS manda anexar a cópia de um deles que comprove o valor retido.
| Documento | O que mostra | Quem costuma enviar |
|---|---|---|
| W-2 | Salário recebido nos EUA e imposto retido | Empregador americano |
| 1042-S | Renda de fonte americana paga a estrangeiro e retenção | Pagador, plataforma ou corretora |
| 1099 | Pagamentos diversos, como juros ou serviços | Pagador ou instituição financeira |
| W-8BEN arquivado | Cadastro que fundamenta a retenção aplicada | Você, junto ao pagador |
Anote a renda bruta de cada documento e o imposto já retido, que será abatido do total devido. A renda FDAP (fixed, determinable, annual or periodical income) que não está ligada a atividade econômica nos EUA é tributada a 30% sobre o valor bruto, ou a uma taxa menor de tratado quando aplicável, sem dedução, segundo a página do IRS sobre a tributação de não residentes, e se informa no Schedule NEC. O artigo sobre W-8BEN mostra como a retenção nasce.
Checklist 3: o aluguel de imóvel nos EUA
Quem tem imóvel alugado nos EUA precisa documentar receita e despesa do ano inteiro. No Tópico 414 (consulta em 9 de outubro de 2026), o IRS trata o dinheiro recebido pelo uso do imóvel como renda de aluguel, diz que as despesas do aluguel em geral podem ser deduzidas dela e cita o Schedule E como o anexo habitual para imóveis.
Reúna:
- contrato de locação e recibos ou extratos de cada mês recebido;
- faturas de condomínio (HOA), seguro, impostos do imóvel, manutenção e administração;
- o valor pelo qual o imóvel foi comprado e a data da compra;
- a retenção na fonte sobre o aluguel, se um administrador ou inquilino reteve algo.
Se você escolheu tratar a renda do imóvel como renda efetivamente conectada, a Publicação 519 explica que a escolha permite deduzir as despesas e tributar só o rendimento líquido. A escolha se faz anexando uma declaração à do ano, com a lista de todos os imóveis, a extensão da propriedade, a localização, as melhorias relevantes, as datas e a renda gerada. Ela vale para os anos seguintes até ser revogada, e a revogação dispensa aprovação do IRS: basta entregar o Form 1040-X.
Checklist 4: deduções e outros formulários
O não residente não tem direito à dedução padrão. A Publicação 519 afirma que ele também não pode fazer declaração conjunta e só declara dependente que seja cidadão ou nacional americano. O que existe são deduções detalhadas no Schedule A do 1040-NR, ligadas à renda conectada, além de certas doações e perdas por sinistro, que a publicação admite mesmo sem relação com essa renda.
Para isso, separe:
- recibos de doações a entidades americanas, quando houver;
- comprovantes de impostos estaduais e locais pagos;
- cópia das declarações de anos anteriores, que mostram se a escolha do aluguel já foi feita.
Checklist 5: prazos e a ordem de trabalho
Há dois prazos gerais, e o seu depende de ter ou não salário com retenção. Segundo o IRS, quem é empregado com retenção ou tem escritório nos EUA entrega até o dia 15 do quarto mês depois do fim do ano (em geral, 15 de abril). Quem não se enquadra nisso entrega até o dia 15 do sexto mês (em geral, 15 de junho). O Form 4868 pede prorrogação automática e precisa ser entregue até a data original.
Vale seguir uma ordem: identificação, formulários de renda, aluguel e, por último, deduções. Marque o que já tem e anote o que falta.
O que muda de caso para caso
O que você precisa reunir varia com a origem da renda, com a existência de imóvel e com a retenção sofrida. Quem recebe só dividendos tem uma lista curta. Quem tem imóvel e trabalho nos EUA tem uma longa.
Um aviso da Publicação 519 merece releitura: a exceção que dispensava da declaração o não residente cuja única atividade nos EUA era prestar serviços pessoais, com salário até o valor da isenção pessoal, deixou de existir. Quem contava com ela em anos anteriores deve reavaliar a obrigação.
Como a Astride atua
A Astride prepara o 1040-NR a partir dos documentos que você reuniu. Antes de preencher qualquer campo, a equipe confere o que chegou, aponta o que falta e classifica a renda como conectada ou FDAP.
A mesma renda também aparece na declaração brasileira, e por isso a análise olha os dois lados. O que se informa aos EUA e o que se informa à Receita Federal precisam ser compatíveis.
Perguntas frequentes
Quais documentos preciso para preencher o 1040-NR?
Número de identificação (ITIN ou SSN), formulários de renda como W-2, 1042-S e 1099, o detalhamento de aluguel com receitas e despesas, e os dados da retenção já sofrida. Se escolheu tratar o aluguel como renda efetivamente conectada, guarde também a declaração da escolha feita em anos anteriores.
Preciso de ITIN para entregar o 1040-NR?
Em geral, sim: a Publicação 519 do IRS diz que quem não é elegível ao SSN e precisa informar um número de identificação deve pedir o ITIN pelo Form W-7. O pedido leva tempo, então vale começar antes do prazo da declaração.
O que fazer se não recebi o 1042-S?
Peça a segunda via ao pagador, plataforma ou corretora antes de preencher. Sem o formulário, o imposto retido pode ficar sem comprovação, e o IRS pede a cópia do documento quando se reclama imposto retido por engano. Guarde o pedido por escrito.
O 1040-NR com aluguel pede documentos diferentes?
Pede mais. Além dos formulários de renda, entram contrato, recibos mensais, despesas do imóvel e, havendo a escolha de tributar o aluguel pelo líquido, a declaração dessa escolha.
Posso usar a dedução padrão no 1040-NR?
Em regra, não. A Publicação 519 do IRS diz que o não residente não pode usar a dedução padrão. Pode haver deduções detalhadas ligadas à renda conectada, e a publicação cita também certas doações e perdas por sinistro.
Qual é o prazo do 1040-NR?
Em geral, 15 de abril para quem tem salário com retenção nos EUA ou escritório no país, e 15 de junho para os demais, segundo o IRS. A prorrogação automática pelo Form 4868 precisa ser pedida até a data original.
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Conclusão
O 1040-NR sai completo quando identificação, formulários de renda, documentos do aluguel e dados da retenção estão reunidos antes do preenchimento. Descobrir a falta de um deles perto do prazo deixa pouco tempo para pedir a segunda via.
Antes de começar, marque nesta lista os documentos que você já tem e anote os que faltam. Com isso em mãos, fale com o time da Astride para uma análise que considere os dois países ao mesmo tempo.
Conteúdo educativo. Cada situação requer análise individual.
