Recém-chegado aos EUA: o que organizar nos primeiros meses para a primeira declaração não virar surpresa

Chegando nos EUA, o que organizar: número fiscal (SSN ou ITIN), Form W-4, datas de entrada e tipo de visto. Veja o que guardar para a primeira declaração.

Por Cristina Teixeira, CPA, TEP, CRC

Publicado em 25 de out. de 2026

Mesa com passaporte, caderno de anotações, caneca de café e uma pasta de documentos ao lado de uma janela

Nos primeiros meses nos Estados Unidos, quatro coisas definem a primeira declaração: o número fiscal (SSN ou ITIN), o formulário de retenção entregue ao empregador, o registro das datas de entrada e o tipo de visto. Organizar isso cedo evita retenção errada e dúvida sobre residência fiscal no ano seguinte.

A seguir, o que fazer com cada um desses itens e o que guardar desde o primeiro mês.

Atualizado em outubro de 2026.

Por que a primeira declaração costuma virar surpresa

Ela vira surpresa porque o que a molda acontece meses antes: no dia da chegada, no primeiro contracheque, na conversa com o setor de recursos humanos. Na hora de declarar, esses momentos já passaram e ninguém anotou.

O erro mais comum que vejo nesse perfil é tratar a declaração como um evento de março ou abril, quando ela é a soma de registros feitos ao longo do ano. Sem a data exata de entrada, por exemplo, não dá para saber com segurança se o primeiro ano será de não residente, de residente ou dual-status (parte do ano em cada condição).

Quem quer o mapa completo da residência fiscal entre os dois países pode começar pelo guia de residência fiscal entre Brasil e Estados Unidos.

Qual número fiscal você precisa: SSN ou ITIN?

Em geral, quem tem autorização para trabalhar pede o SSN (Social Security Number); quem não pode obtê-lo, mas precisa declarar, pede o ITIN (Individual Taxpayer Identification Number). Segundo a página do IRS sobre números de identificação do contribuinte (consulta em 9 de outubro de 2026), o SSN é emitido pela Social Security Administration (SSA), com o Form SS-5 e comprovantes de identidade, idade e situação migratória legal.

A mesma página descreve o ITIN como um número de nove dígitos, iniciado por 9, disponível apenas para estrangeiros que não conseguem obter o SSN, e pedido com o Form W-7 e documentos que comprovem a identidade e a condição de estrangeiro. Quem pede o ITIN deve anexar uma declaração de imposto de renda ao Form W-7, salvo exceções previstas nas instruções do formulário.

O número precisa constar na declaração, então perdê-lo atrasa tudo. Guarde o cartão e o comprovante do pedido em local seguro e separado do passaporte.

O que é o Form W-4 e por que ele importa no primeiro contracheque?

O Form W-4 é o formulário que o funcionário entrega ao empregador para definir quanto imposto federal de renda será retido do salário. A página do IRS sobre o Form W-4 (consulta em 9 de outubro de 2026) orienta preenchê-lo para que o empregador retenha o valor correto e refazê-lo quando a situação pessoal ou financeira mudar.

A mesma página remete, entre os materiais relacionados, ao Notice 1392, as instruções suplementares do W-4 para estrangeiros não residentes. O detalhe pesa porque o não residente tem regras próprias de preenchimento, e um W-4 feito como se a pessoa fosse residente pode gerar retenção diferente da devida. Se o visto ou a data de entrada deixam dúvida sobre o seu status, tire a dúvida antes de assinar, não depois do primeiro contracheque.

Guarde a cópia do W-4 entregue e o primeiro contracheque. Os dois mostram, meses depois, o que foi retido e com base em quê.

Que datas e documentos guardar desde o primeiro mês?

Guarde a data de entrada, o tipo de visto, o documento que prova o visto e cada viagem de ida e volta ao Brasil. A contagem de dias é a base do teste de presença substancial (substantial presence test), que o IRS descreve em sua página sobre o teste (consulta em 9 de outubro de 2026): presença de pelo menos 31 dias no ano corrente e 183 dias ponderados em três anos.

A mesma página explica que estudantes com visto F, J, M ou Q e certos professores e trainees (vistos J e Q) são exempt individuals e não contam os dias de presença enquanto cumprem as condições do visto. Para excluir esses dias, a pessoa deve anexar o Form 8843 à declaração ou, se não precisa declarar, enviá-lo no prazo. O formulário é descrito na página do IRS sobre o Form 8843.

Uma lista simples para o primeiro mês:

data de entrada e tipo de visto, com cópia do passaporte e do I-94 ou documento equivalente;
datas de cada saída e retorno, de preferência numa planilha atualizada a cada viagem;
cópia do W-4 entregue e do primeiro contracheque;
número fiscal recebido (SSN ou ITIN) e o comprovante do pedido;
comprovantes de renda recebida fora dos EUA, com a data em que foi recebida.

Quem precisa declarar no primeiro ano?

Depende do status e da renda. Segundo a página do IRS para estudantes e pesquisadores estrangeiros (consulta em 9 de outubro de 2026), não há valor mínimo de renda que gere a obrigação para o não residente. A obrigação existe, por exemplo, para quem tem bolsa tributável ou outra renda tributável, e não existe para quem tem apenas renda de fonte estrangeira ou rendimentos não tributáveis.

Para o não residente que precisa declarar, o formulário é o Form 1040-NR. A página do IRS sobre a tributação de não residentes (consulta em 9 de outubro de 2026) informa que, para quem recebe salário sujeito a retenção, o prazo costuma ser 15 de abril do ano seguinte. Para quem não tem salário sujeito a retenção, costuma ser 15 de junho. Quem passa a ser residente no meio do ano segue outras regras, e a escolha entre elas é tema do artigo sobre como escolher a declaração no primeiro ano.

"A primeira declaração raramente complica por causa do formulário. Complica porque ninguém anotou a data de entrada e o que foi recebido antes e depois dela", observa Cristina Teixeira, CPA e TEP, cofundadora da Astride. (citação proposta, aguardando aprovação)

O que muda de caso para caso

Variáveis que pedem análise individual:

o visto (estudo, trabalho, dependente) e se a pessoa conta como exempt individual;
a data de entrada e o número de dias em cada ano;
renda americana e renda brasileira, com a data de cada recebimento;
o estado onde você mora, porque as regras estaduais variam e não são tratadas neste texto;
a situação no Brasil: a saída pode exigir comunicação à Receita Federal, e a conta de lá segue regras próprias.

Quem se muda para os EUA também tem uma declaração a fechar no Brasil, e cada país olha para datas diferentes. A data que encerra a residência de um lado não é, automaticamente, a que a inicia do outro.

Como a Astride atua

A Astride orienta o primeiro ano de quem chega aos EUA e prepara a primeira declaração, incluindo o Report de estudante para quem está com visto de estudo e sem renda americana. O trabalho começa pelas datas, pelo visto e pelas rendas dos dois países, e só depois escolhe o formulário.

Quanto antes a conversa acontece, melhor. Com o W-4 e o registro de viagens em ordem, o tempo da análise vai para as decisões, e não para reconstruir o que aconteceu.

Perguntas frequentes

Preciso de SSN para declarar imposto nos EUA?

Depende. Quem pode trabalhar nos EUA costuma ter o SSN; quem não pode obtê-lo, mas precisa declarar, usa o ITIN, segundo a página do IRS sobre números de identificação. O número precisa constar na declaração.

Como preencher o W-4 sendo estrangeiro?

O IRS indica o Notice 1392, com instruções suplementares do W-4 para estrangeiros não residentes, na página do Form W-4. Se você não tem certeza do seu status de residência, vale confirmar antes de entregar o formulário ao empregador.

Estudante sem renda precisa entregar alguma coisa?

Estudantes sob visto F, J, M ou Q que excluem os dias de presença da contagem entregam o Form 8843, mesmo sem renda, conforme o IRS. O formulário vai junto com a declaração ou, se não houver declaração, é enviado separadamente, dentro do mesmo prazo.

O que acontece se eu não guardar as datas de entrada e saída?

O risco é não conseguir provar o status do ano. Sem datas, a contagem de dias vira estimativa, e o enquadramento como não residente, residente ou dual-status fica frágil. Reconstruir depois costuma custar mais do que anotar na hora.

Renda recebida no Brasil entra na declaração americana?

Depende do status e do momento do recebimento. Para o não residente, a página do IRS indica que quem tem apenas renda de fonte estrangeira não precisa declarar. Para o residente, a renda mundial entra, e por isso a data da mudança de status pesa.

Quando devo procurar ajuda profissional?

Quando houver mais de uma renda, renda nos dois países, mudança de visto no ano ou dúvida sobre o status. No caso simples de estudante sem renda, o Form 8843 pode bastar. Nos demais, analisar antes de declarar costuma custar menos do que retificar depois.

Conclusão

Quatro registros resolvem boa parte do problema: o número fiscal, o W-4 entregue, as datas de entrada e saída e o tipo de visto. Com eles, a primeira declaração é uma conferência, e não uma reconstrução.

Se você está começando a avaliar o primeiro ano, anote hoje a data de entrada e guarde o primeiro contracheque; o guia de residência fiscal organiza as decisões em ordem. E se a sua situação já tem prazo ou valores definidos, fale com o time da Astride: uma conversa inicial ajuda a enxergar tributação, titularidade e sucessão como uma decisão só.

Conteúdo educativo. Cada situação requer análise individual.