Primeira declaração nos EUA: o que levar ao profissional para ela sair certa

Primeira declaração nos EUA: veja o que levar ao profissional, de datas de entrada e visto a W-2, 1099 e rendas no Brasil, para o status do ano sair certo.

Por Cristina Teixeira, CPA, TEP, CRC

Publicado em 30 de out. de 2026

Pasta aberta com documentos organizados em divisórias sobre uma mesa, ao lado de um passaporte e uma agenda

Para a primeira declaração, o profissional precisa de seis conjuntos de informação: datas de entrada e saída dos EUA, o visto, os formulários de renda americanos (W-2 e 1099), as rendas e contas no Brasil, o imposto pago lá e o número fiscal. Com isso ele define o status do ano e escolhe o formulário certo.

Abaixo, cada item com o motivo de levá-lo.

Atualizado em outubro de 2026.

Por que a primeira reunião define a qualidade da declaração

Porque o status do ano (não residente, residente ou dual-status) vem das datas e do visto, e todo o resto depende dele. Se a reunião começa sem esses dados, o profissional precisa reconstruí-los, e o que ninguém lembra vira estimativa.

A lista de documentos pode parecer longa, mas cada item responde a uma pergunta da declaração. Quem chega com a pasta pronta tende a sair da primeira reunião com o status definido, o formulário escolhido e a lista do que falta, sem a troca interminável de e-mails. Para localizar o seu status antes, o guia de residência fiscal entre Brasil e Estados Unidos é o ponto de partida.

Quais datas e documentos de imigração levar?

Leve a data de entrada nos EUA, o visto, o passaporte e o registro de cada viagem de ida e volta. Esses itens servem ao teste de presença substancial (substantial presence test), que a página do IRS sobre o teste (consulta em 9 de outubro de 2026) define como presença de pelo menos 31 dias no ano e 183 dias ponderados em três anos.

Se você está com visto de estudante (F, J, M ou Q), os dias podem ser excluídos da contagem enquanto as condições do visto forem cumpridas, e a exclusão exige o Form 8843, segundo a mesma página. Por isso leve também o I-20 ou o DS-2019 e o comprovante da condição de estudante.

O registro de viagens é a peça que mais falta. Uma planilha simples, com a data de saída e a de retorno de cada viagem, resolve.

Quais formulários de renda americanos levar?

Leve o Form W-2 de cada empregador e os Forms 1099 que tenha recebido. O W-2 é o comprovante de salário e de imposto retido que o empregador deve emitir ao empregado, conforme a página do IRS sobre o Form W-2 (consulta em 9 de outubro de 2026). O Form 1099 reúne outros tipos de renda, como juros, dividendos ou pagamentos de serviços fora do vínculo de emprego.

Se houve bolsa, estágio remunerado ou trabalho autorizado, leve também o contrato ou a carta que descreve o pagamento. O tipo de renda muda o tratamento: nem todo valor recebido é tributável da mesma forma, e isso depende do status.

Se você recebeu um Form 1042-S, leve-o também. É um formulário de renda e retenção de fonte americana associado a pagamentos a estrangeiros, e sem ele o profissional pode declarar a renda sem o imposto que já foi retido.

Quais rendas e contas no Brasil levar?

Leve a lista de rendas recebidas no Brasil, com a data do recebimento, e o extrato das contas e dos investimentos que continuam lá. Para quem é residente, a página do IRS sobre a tributação de residentes (consulta em 9 de outubro de 2026) informa que a renda mundial é tributada e deve ser informada, dentro ou fora dos EUA. Para o não residente, a regra é diferente, e a data de mudança de status determina quais rendas entram.

A data de cada recebimento pesa. Em um exemplo ilustrativo, o aluguel recebido em janeiro, antes da mudança, pode ter tratamento diferente do recebido em dezembro. Leve também o imposto pago no Brasil, se houver, porque ele pode ser relevante para o crédito de imposto estrangeiro.

A moeda também entra na conta. A página do IRS sobre moeda estrangeira (consulta em 9 de outubro de 2026) diz que os valores na declaração devem ser expressos em dólares e que, em geral, se usa a taxa de câmbio vigente na data do recebimento ou do pagamento. Ter a data e o valor em reais de cada operação poupa retrabalho.

Que números fiscais e dados de conta levar?

Leve o SSN (Social Security Number) ou o ITIN (Individual Taxpayer Identification Number), o endereço onde mora e os dados da conta bancária para o depósito de eventual restituição. O IRS explica na página sobre números de identificação do contribuinte (consulta em 9 de outubro de 2026) que o número precisa constar na declaração.

Se você tem cônjuge ou dependente, a página do IRS sobre residentes observa que cada um deve ter um SSN ou um ITIN para ser declarado como dependente. Leve os números e os documentos deles.

Antes de sair de casa, confira se a pasta tem:

passaporte, visto e I-20 ou DS-2019, quando houver;
datas de entrada e de cada viagem, em planilha;
W-2, 1099 e 1042-S recebidos;
rendas e contas no Brasil, com datas e valores em reais;
comprovantes de imposto pago no Brasil;
SSN ou ITIN, de você e de quem declara com você;
declarações americanas e brasileiras anteriores, se existirem.

O que o profissional faz com tudo isso

Ele define o status do ano, escolhe o formulário (Form 1040, Form 1040-NR ou o caminho de dual-status), converte as rendas para dólar e identifica as informações adicionais que o exterior exige. Para o não residente, a página do IRS sobre a tributação de não residentes (consulta em 9 de outubro de 2026) indica o Form 1040-NR e prazos que variam conforme o tipo de renda.

A ordem importa. O status vem primeiro, e só depois entram a renda e as deduções disponíveis. Quem começa a preencher antes de definir o status corre o risco de ter de refazer tudo.

"O que mais atrasa a primeira declaração é o dado que ninguém levou: a data de entrada, a conta no Brasil, o salário de um mês", observa Cristina Teixeira, CPA e TEP, cofundadora da Astride. (citação proposta, aguardando aprovação)

O que muda de caso para caso

Variáveis que pedem análise individual:

o visto e a condição de exempt individual (quem pode excluir dias da contagem);
a data da mudança de status, que divide a renda em antes e depois;
o tipo de renda: salário, bolsa, estágio, renda de capital, renda brasileira;
contas e ativos no Brasil que podem gerar obrigações de informação próprias;
a situação do cônjuge e dos dependentes.

Ficam de fora deste texto, de propósito, os valores e limites das obrigações de informação sobre contas no exterior: eles mudam e dependem do caso. Entram na reunião, com a fonte oficial aberta.

Como a Astride atua

A Astride define o status do ano e prepara a primeira declaração a partir dos documentos acima, considerando os dois países na mesma análise. Para estudantes sem renda americana, existe o Report de estudante; para quem tem salário, bolsa ou renda brasileira, o trabalho começa pelo status e segue pelo formulário.

A pasta não precisa estar perfeita. A primeira conversa serve também para descobrir o que falta.

Perguntas frequentes

Quais documentos preciso para a primeira declaração nos EUA?

Datas de entrada e de viagens, visto, W-2 e 1099, rendas e contas no Brasil, imposto pago lá e o SSN ou ITIN. O IRS exige o número fiscal na declaração, e o resto serve para definir o status e a renda do ano.

O que é o W-2 e o que é o 1099?

O W-2 é o comprovante de salário e de imposto retido emitido pelo empregador, conforme o IRS. O 1099 é a família de formulários que informa outros tipos de renda, como juros, dividendos ou pagamentos por serviços.

Por que as datas de entrada importam tanto?

Porque a contagem de dias e a data da mudança de status dependem delas. O IRS usa a presença no país para decidir se você é residente. Sem datas confiáveis, o status do ano vira estimativa.

Preciso levar a renda do Brasil se sou estudante?

Leve, para o profissional decidir se entra ou não. O IRS indica que não residente com renda só de fonte estrangeira não precisa declarar. Para residente, a renda mundial entra.

Como converter reais em dólares?

Em geral, com a taxa de câmbio vigente na data do recebimento ou do pagamento, segundo a página do IRS sobre moeda estrangeira. Por isso vale anotar a data e o valor em reais de cada operação.

E se eu esquecer um documento?

O profissional consegue começar com o que há e deixa a pendência listada. O que não convém é entregar a declaração com a lacuna aberta: renda sem formulário e conta sem informação são o tipo de falha que leva a retificar depois.

Conclusão

A primeira declaração sai certa quando o profissional recebe datas, visto, formulários de renda, rendas e contas no Brasil e números fiscais antes de preencher qualquer campo. O status do ano vem dessas informações, e o resto depende dele.

Se você está no primeiro ano e a declaração é a próxima etapa, o caminho é uma conversa com quem enxerga Brasil e Estados Unidos em conjunto. Fale com o time da Astride e leve o visto, as datas de entrada, o W-2 ou 1099 e a lista de rendas e contas no Brasil: é o suficiente para começar.

Conteúdo educativo. Cada situação requer análise individual.