ITIN recusado ou vencido: os motivos mais comuns e como refazer o pedido
ITIN recusado ou vencido: veja os motivos mais comuns, quando o número expira e como refazer ou renovar o pedido no Form W-7 com os documentos certos.
Por Cristina Teixeira, CPA, TEP, CRC
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Pedidos de ITIN costumam voltar por documento que não é original nem cópia certificada, documento vencido, dados que não batem com o formulário ou ausência da declaração de imposto anexa. O ITIN que não consta em declaração federal por três anos seguidos expira e precisa ser renovado antes do próximo uso.
Atualizado em outubro de 2026.
Por que a recusa costuma ser culpa do pacote, não do pedido
O IRS confere se o pacote está completo, consistente e com os documentos no formato exigido, além do motivo marcado no formulário. A maioria das devoluções nasce de detalhes que o solicitante nem percebe: uma cópia comum do passaporte, um nome escrito de um jeito no formulário e de outro no documento, uma declaração que ficou de fora.
Quem passa por isso costuma ter prazo correndo, como uma declaração de aluguel atrasada ou a venda de um imóvel. A recusa consome semanas, e cada novo pedido leva outras tantas. O segundo envio precisa sair certo.
O guia para brasileiros que compram, possuem ou vendem imóvel nos EUA mostra em quais momentos do imóvel o número é exigido. Aqui o assunto é refazer o pedido.
Quais são os motivos mais comuns de recusa?
Quase todos vêm de falhas de documentação e de formato. O IRS não publica uma lista de recusas, mas as instruções do Form W-7 (consulta em 6 de outubro de 2026) trazem as exigências cujo descumprimento costuma travar o pedido:
| O que as instruções exigem | O erro que gera a devolução |
|---|---|
| Documentos originais ou cópias certificadas pelo órgão emissor | Enviar cópia simples do passaporte |
| Documentos válidos, não vencidos, na data do envio | Passaporte vencido na data do envio |
| Dados do formulário iguais aos do documento (nome, data de nascimento, país de cidadania) | Grafia diferente do nome ou da data entre o W-7 e o passaporte |
| Form W-7 anexado à frente da declaração de imposto, salvo exceção | Enviar o W-7 sozinho, sem a declaração que justifica o número |
| Marcar o motivo do pedido no formulário, mesmo na renovação | Deixar a caixa de motivo em branco |
| Não ter nem ser elegível a um SSN | Pedir ITIN com SSN emitido ou com pedido de SSN pendente |
Sobre os documentos, a página do IRS sobre documentos de apoio (consulta em 6 de outubro de 2026) confirma que o IRS não aceita documentos apenas notarizados. A exceção vale para dependentes e cônjuges de militares americanos que pedem com endereço no exterior. Muita gente tenta a notarização primeiro, e ela não resolve.
A tabela organiza as exigências das instruções; nem todo item é, necessariamente, o motivo da devolução do seu pedido. Quem diz isso é a carta do IRS que acompanha o pacote devolvido.
Quando o ITIN vence e o que isso significa
O ITIN vence por falta de uso. As instruções do W-7 dizem que, se o ITIN não foi incluído em pelo menos uma declaração federal nos três últimos anos tributários consecutivos, ele expira em 31 de dezembro do terceiro ano e precisa ser renovado antes de ser usado de novo em uma declaração. Se o número foi atribuído antes de 2013 e nunca foi renovado, o pedido de renovação acompanha a declaração.
Há dois detalhes a favor de quem está nessa situação. O ITIN só precisa ser renovado se for entrar em uma declaração federal; se aparece apenas em documentos informativos enviados por terceiros, a renovação pode esperar. Por outro lado, entregar uma declaração com ITIN vencido, sem renová-lo, pode atrasar o processamento.
Para o brasileiro com imóvel alugado, a conta é direta: três anos seguidos sem declaração com o número significam que ele venceu, e a próxima declaração depende da renovação.
Como refazer ou renovar o pedido, passo a passo
O pacote refeito é o mesmo do primeiro, com atenção redobrada aos pontos que travaram:
- Leia a carta do IRS e anote o motivo apontado.
- Confira o passaporte: validade, nome e data de nascimento iguais aos do formulário.
- Providencie o passaporte original ou uma cópia certificada pelo órgão emissor. Embaixadas e consulados dos EUA no exterior oferecem serviços de certificação, mas variam por país; confirme antes.
- Preencha o Form W-7 e marque o tipo de pedido, "novo" ou "renovação", e o motivo, mesmo na renovação.
- Anexe o W-7 à frente da declaração de imposto que exige o número (para o não residente, em geral o Form 1040-NR) e deixe em branco o campo do SSN na declaração.
- Envie o pacote ao endereço indicado nas instruções do W-7, e não ao das instruções da declaração.
Se preferir não mandar o passaporte original pelo correio, as instruções apontam alternativas: centros de atendimento do IRS com serviço de autenticação, por agendamento, e os agentes certificadores (Certifying Acceptance Agents, ou CAAs), que podem verificar os documentos e devolvê-los na hora. Os agentes cobram taxa e atendem nos EUA e no exterior.
"O pedido refeito tem uma vantagem: agora você sabe o que travou. O erro é reenviar o pacote com um único ajuste, sem conferir o resto", observa Cristina Teixeira, CPA e TEP, cofundadora da Astride. (citação proposta, aguardando aprovação)
Quanto tempo leva e o que muda na declaração
As instruções do W-7 pedem 7 semanas para o IRS informar o status do pedido, e de 9 a 11 semanas se o pedido for feito de 15 de janeiro a 30 de abril ou do exterior. Conte esse prazo a partir do novo envio, e não do primeiro.
Uma regra de calendário costuma surpreender: não dá para entregar eletronicamente (e-file) uma declaração com o ITIN no ano civil em que ele foi atribuído. A declaração vai em papel, junto com o pedido, e a entrega eletrônica só volta a valer no ano seguinte.
Para quem precisa de mais tempo para entregar a declaração, o IRS informa que um pedido de prorrogação não exige ITIN e dá até 15 de outubro para entregar, mas o imposto devido tem de ser pago até a data de abril. Confirme na página se isso se aplica ao seu caso.
O que muda de caso para caso
O caminho depende do motivo da devolução, do tempo em que o número ficou sem uso e da declaração pendente. Pedido recusado por documento não certificado é fácil de corrigir. Número vencido após vários anos sem declarar abre uma frente maior, a das declarações atrasadas, tratada em aluguel nos EUA sem ter entregue o 1040-NR.
Também pesa a possibilidade de você ter se tornado elegível a um SSN desde o primeiro pedido. Nesse caso, o caminho muda, e o texto sobre quando um brasileiro precisa de ITIN mostra quem é elegível a cada número.
Como a Astride atua
A Astride prepara o Form W-7 e a declaração vinculada, e orienta a certificação dos documentos antes do envio. A conferência é item por item: passaporte, grafia do nome, validade, anexos e endereço de envio.
Se o pedido já voltou uma vez, o trabalho começa pela carta do IRS e pelo pacote enviado, para achar onde o primeiro envio falhou. A declaração vinculada ao número, em geral a de não residente, é preparada junto, e o pacote sai completo.
Perguntas frequentes
Por que meu pedido de ITIN foi recusado?
Os motivos mais frequentes estão nas exigências do W-7: documentos que não são originais nem cópias certificadas, documentos vencidos, dados diferentes entre formulário e passaporte, ausência da declaração anexa ou pedido feito por quem já tem SSN. A carta do IRS indica o motivo no seu caso.
Meu ITIN venceu. O que preciso fazer?
Renovar antes de usá-lo em uma nova declaração federal. Segundo as instruções do W-7, o ITIN expira se não for usado em declaração por três anos tributários consecutivos. A renovação é pedida no Form W-7, anexado à declaração.
Preciso renovar o ITIN se ele só aparece em documentos de terceiros?
Não necessariamente. As instruções do W-7 informam que, se o ITIN só consta em documentos informativos enviados por terceiros, a renovação não é exigida naquele momento. Ela passa a ser necessária quando o número for usado em uma declaração federal.
Documento notarizado vale para pedir ITIN?
Não. A página do IRS sobre documentos de apoio diz que o IRS não aceita documentos notarizados, salvo exceção para dependentes e cônjuges de militares americanos que pedem de endereço no exterior.
Posso pedir o ITIN sem entregar a declaração de imposto?
Em geral, o pedido vai com a declaração, e as instruções do W-7 dizem que o formulário deve ser anexado à frente dela. Há exceções, listadas nas tabelas das instruções, e a elegibilidade para elas deve ser confirmada lá.
Quanto tempo leva para o IRS responder ao pedido refeito?
As instruções falam em 7 semanas, ou de 9 a 11 semanas no período de 15 de janeiro a 30 de abril e em pedidos feitos do exterior. Se o prazo passar sem resposta, é possível ligar para o IRS para consultar o status.
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Conclusão
Um ITIN recusado ou vencido tem solução quando o pacote é refeito com documentos originais ou certificados, dados consistentes, W-7 anexo à declaração e, no caso de vencimento, pedido de renovação.
Se o seu pedido voltou ou o número expirou, converse com quem enxerga Brasil e Estados Unidos em conjunto. Fale com o time da Astride levando a carta do IRS, o passaporte válido e a declaração que exige o número. Já dá para começar.
Conteúdo educativo. Cada situação requer análise individual.
