Checklist para montar o inventário dos seus ativos por país
Checklist para montar o inventário dos seus ativos por país: as colunas da planilha, o que registrar de cada conta ou investimento e como ligar o comprovante.
Por Cristina Teixeira, CPA, TEP, CRC
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Um inventário útil registra, para cada ativo, o país, a instituição, o titular, a moeda, o valor em uma data definida e o documento que o comprova. Com essas colunas, o patrimônio vira uma lista verificável que serve às declarações e às decisões de quem tem bens em mais de um país.
Atualizado em outubro de 2026.
Por que montar um inventário antes de qualquer outra coisa
Porque ninguém responde bem a um banco, a um contador ou a uma autoridade sem saber o que tem. Quem mantém contas e investimentos em mais de um país costuma ter a informação espalhada entre extratos, e-mails e a memória de quem abriu cada conta.
Um teste simples: se alguém pedir hoje a lista de tudo o que você possui nos dois países, quanto tempo leva para responder? Se a resposta for "dias", falta inventário.
Aqui o foco são os campos da planilha. A razão de mapear e os primeiros passos estão no artigo sobre o mapa de ativos de investimentos em vários países.
Quais colunas o inventário precisa ter
Uma linha por ativo, com as colunas abaixo preenchidas em todas as linhas.
| Coluna | O que registrar |
|---|---|
| País | Onde o ativo está (conta, imóvel, empresa) |
| Instituição | Nome do banco, corretora, cartório ou registro |
| Tipo de ativo | Conta corrente, investimento, imóvel, participação |
| Titular | Quem consta como dono, incluindo contas conjuntas e entidades |
| Identificador | Número da conta ou matrícula, com parte dos dígitos ocultada se a planilha circular |
| Moeda | A moeda original do ativo |
| Valor | Valor na moeda original, em uma data fixa |
| Data do valor | A data a que o valor se refere |
| Documento | Nome do arquivo que comprova (extrato, escritura, contrato) |
Duas colunas extras ajudam: o valor máximo no ano, para contas, e a obrigação ligada a cada item, como um relatório ou uma declaração. Com elas, a lista vira também um mapa de deveres.
Como preencher o país e o titular sem erro
O país é onde o ativo está registrado, não onde você mora. Uma conta em dólares aberta nos EUA por um brasileiro é conta americana. Um imóvel no Brasil de quem vive nos EUA é ativo brasileiro. A distinção decide qual regra se aplica.
No titular, copie o nome exatamente como aparece na instituição e anote se a titularidade é individual, conjunta ou por meio de entidade. Contas em nome de empresa ou estrutura entram com a entidade como titular, e uma coluna a mais indica quem a controla.
O erro costuma vir da pressa: a conta conjunta lançada como individual, ou o ativo da empresa lançado como pessoal, distorce todas as obrigações ligadas a ele.
Moeda e data do valor: o par que mais gera confusão
Registre sempre o valor na moeda original e a data a que ele se refere. Só depois faça a conversão, em uma coluna separada, com a cotação e a fonte anotadas.
Escolha uma data de corte e use a mesma para todos os ativos. A posição de 31 de dezembro é a mais prática, porque declarações anuais e vários relatórios partem dessa posição. Valores de datas diferentes na mesma coluna deixam a soma sem sentido.
Para o lado americano, a orientação do IRS (Internal Revenue Service, a Receita Federal dos EUA) sobre moeda estrangeira (consulta em 10 de outubro de 2026) diz que os valores informados na declaração devem estar em dólares e que, em geral, os itens em moeda estrangeira são convertidos pela taxa em vigor na data em que foram recebidos, pagos ou apurados. A planilha não substitui a regra, mas facilita aplicá-la: guarda o valor original e a data.
Como ligar cada ativo ao comprovante
Cada linha deve apontar para um arquivo. Sem isso, o inventário é uma lista de afirmações; com isso, passa a ser verificável.
Padronize o nome dos arquivos (país, instituição, tipo e data) e mantenha uma pasta por país e por ano. Se o comprovante for um extrato, confirme que ele mostra o titular, o número da conta e a data.
Para contas no exterior, o IRS diz exatamente o que guardar. Segundo a página do IRS sobre o FBAR (consulta em 10 de outubro de 2026), o FBAR (Report of Foreign Bank and Financial Accounts) é o relatório anual de contas no exterior, e quem precisa reportar uma conta deve manter o nome na conta, o número, o nome e o endereço do banco estrangeiro, o tipo de conta e o valor máximo no ano. A página diz que a lei não define o tipo de documento e que extratos podem servir se trouxerem essas informações. Com as colunas acima, a planilha já reúne esses dados.
O que o inventário ajuda a descobrir
Um inventário completo mostra o que a memória esconde: o que existe e qual obrigação se liga a cada item. Entre os achados mais comuns:
- uma conta esquecida que ainda tem saldo;
- um ativo que aparece em uma declaração e não na outra;
- somas que cruzam limites de relatório;
- documentos que faltam para algum item.
Sobre limites, a mesma página do IRS informa que o FBAR vale quando o valor agregado das contas no exterior passa de US$ 10.000 em qualquer momento do ano. No Brasil, a página do Banco Central sobre o CBE (consulta em 10 de outubro de 2026) trata da declaração anual de Capitais Brasileiros no Exterior (CBE) para quem tem ativos fora do país que totalizam US$ 1.000.000 em 31 de dezembro. Cada limite tem seu critério, e só uma lista única permite somar corretamente.
"Inventário não é burocracia. É a única forma de saber, antes de qualquer pergunta, o que você precisa responder", observa Cristina Teixeira, CPA e TEP, cofundadora da Astride. (citação proposta, aguardando aprovação)
Checklist final antes de dar a planilha por pronta
- Todas as contas dos dois países estão listadas, inclusive as pouco usadas.
- Cada linha tem país, instituição, tipo, titular, moeda, valor e data.
- Cada linha tem o nome do arquivo que a comprova.
- A data de corte é a mesma para todas as linhas.
- Contas conjuntas e em nome de entidades estão identificadas como tal.
- A conversão de moeda está em coluna separada, com a fonte da cotação.
- A planilha tem data de última atualização no topo.
Se algum item falhar, corrija antes de usar a planilha em qualquer declaração. Para juntar extratos de várias contas, veja como consolidar extratos de contas no exterior.
O que muda de caso para caso
As colunas servem a quase todos, mas o peso de cada uma muda. Quem tem imóveis precisa de matrícula e custo de aquisição. Quem tem participação em empresas precisa de percentual e documentos societários. Quem investe em fundos precisa do tipo de veículo.
A frequência de atualização também varia: uma carteira ativa pede revisão trimestral, e um patrimônio mais parado pode ser atualizado uma vez por ano. O profissional de cada país ainda pode pedir campos adicionais, conforme o formulário.
Como a Astride atua
A Astride monta e atualiza o inventário por país junto com o cliente e liga cada ativo à obrigação correspondente. A planilha deixa de ser um documento solto e alimenta as declarações e os relatórios dos dois lados.
O trabalho inclui conferir se todo ativo de um país aparece onde deveria no outro e se a documentação está completa. Tributação, contabilidade e titularidade são lidas em conjunto, sem substituir o profissional habilitado em cada jurisdição.
Perguntas frequentes
O que um inventário de ativos por país precisa conter?
País, instituição, tipo de ativo, titular, identificador, moeda, valor, data do valor e o documento que comprova. Para contas no exterior, vale acrescentar o valor máximo no ano.
Qual data devo usar para os valores?
Use a mesma data de corte para todos os ativos, de preferência 31 de dezembro. Isso torna as somas comparáveis e acompanha a posição usada em declarações e relatórios anuais.
Devo converter tudo para uma única moeda?
Registre o valor na moeda original e converta em uma coluna separada. Para a declaração americana, o IRS manda informar em dólares, em geral pela taxa da data de cada item.
Preciso incluir contas com saldo baixo ou sem uso?
Sim. O IRS usa o valor agregado das contas no exterior, então uma conta pequena pode contar para o total. Além disso, contas esquecidas são justamente as que o inventário deveria expor.
Com que frequência devo atualizar a planilha?
Depende do movimento. Para uma carteira ativa, a cada trimestre; para patrimônio mais estável, ao menos uma vez por ano, com a data de corte fixa. Mudanças grandes, como abertura ou encerramento de contas, pedem atualização na hora.
Posso usar o inventário para declarar?
Ele serve de base, mas a declaração segue os formulários e as regras de cada país. O inventário organiza os dados, e o contador de cada lado decide como eles entram em cada formulário.
Leia também
- Guia de patrimônio internacional, obrigações e compliance
- Mapa de ativos: investimentos em vários países
- Como consolidar extratos de contas no exterior
- Como declarar investimentos no exterior: Receita, Banco Central e IRS
Conclusão
Um inventário por país é uma planilha com colunas fixas, uma data de corte e um arquivo de comprovação para cada linha. Com ele, o patrimônio deixa de depender da memória e pode ser verificado.
Crie sua planilha com as colunas deste checklist e preencha o que já tem em mãos. Depois, fale com o time da Astride: uma análise dos dois países ao mesmo tempo mostra o que falta e a que obrigação cada ativo se liga.
Conteúdo educativo. Cada situação requer análise individual.