Checklist de documentos para reunir antes de declarar nos EUA e no Brasil
Checklist de documentos para declarar imposto nos EUA e no Brasil: o que reunir de renda, contas, ativos e entidades, e quais itens levam semanas para chegar.
Por Cristina Teixeira, CPA, TEP, CRC
Publicado em
Antes de declarar nos dois países, reúna documentos de renda, contas, ativos, imóveis e entidades de cada lado, com valores e datas. A lista varia conforme a situação, mas alguns itens dependem de terceiros e levam semanas para chegar, então vale começar por eles.
Atualizado em outubro de 2026.
Por que começar pelos documentos que dependem de outras pessoas
Banco, empregador e cartório têm prazo próprio, e nenhum deles trabalha no seu calendário. O que está no seu computador você junta em uma tarde. O que está em outra instituição, às vezes em outro país, pode levar semanas.
O desfecho comum é chegar perto do prazo com metade da pasta pronta e o contador esperando. Com dois países, o problema dobra: os formulários de cada lado pedem coisas diferentes e os prazos não coincidem.
Para o lado americano, a página do IRS (Internal Revenue Service, a Receita Federal dos EUA) sobre a tributação de residentes (consulta em 10 de outubro de 2026) informa que a declaração e o pagamento vencem, em geral, em 15 de abril do ano seguinte, com prorrogação automática de dois meses para quem tem o local de trabalho e a residência fora dos EUA. Para o lado brasileiro, confira o prazo na página da Receita Federal sobre o imposto de renda, porque ele muda a cada exercício.
O que juntar antes de falar com o contador
Comece pelo que prova a renda e o imposto já pago. É o bloco que todo contador pede, e boa parte dele é emitida por terceiros.
- Informes de rendimentos do Brasil (empregador, bancos, corretoras, fundos).
- Formulários de renda dos EUA (salário, juros, dividendos, aluguel), quando houver.
- Comprovantes de imposto pago ou retido nos dois países.
- Declarações dos anos anteriores, dos dois países, com recibo de entrega.
- Contratos de aluguel e comprovantes de despesa dos imóveis.
Anote a data em que pediu cada item emitido por terceiros. Se a instituição ainda não liberou o documento, é melhor saber disso cedo.
Quais documentos de contas e ativos entram na pasta
Para contas e ativos, o foco é o saldo, o titular e a localização. Reúna, para cada conta ou investimento nos dois países:
- extrato de dezembro e extratos que mostrem o maior saldo do ano;
- nome da instituição, endereço, número da conta e tipo;
- titularidade (individual, conjunta, por meio de entidade);
- posição de investimentos em 31 de dezembro, com a moeda.
Para contas no exterior, o IRS é específico. Segundo a página do IRS sobre o FBAR (consulta em 10 de outubro de 2026), o FBAR é o relatório anual de contas estrangeiras de pessoas americanas, inclusive residentes, e vale quando o valor agregado dessas contas passa de US$ 10.000 em algum momento do ano. Quem precisa reportar deve manter o nome na conta, o número, o nome e o endereço do banco estrangeiro, o tipo de conta e o valor máximo no ano.
O Banco Central tem regra própria para quem é residente no Brasil. A página do Banco Central sobre o CBE (consulta em 10 de outubro de 2026) pede a declaração anual de Capitais Brasileiros no Exterior (CBE) quando os ativos fora do país totalizam US$ 1.000.000 em 31 de dezembro. Com os saldos em mãos, dá para ver se esse patamar foi atingido.
E os documentos de imóveis, empresas e estruturas?
Imóveis e entidades pedem documentos que raramente estão à mão. Escritura, contrato de compra, comprovantes de benfeitorias e comprovante do câmbio da remessa podem ter ficado com o cartório, a corretora ou o advogado da época.
Para empresas, LLCs (sociedades de responsabilidade limitada dos EUA) e outras estruturas, reúna:
- documentos de constituição e o registro atual no órgão competente;
- contrato social ou acordo operacional, com a lista de sócios e as participações;
- demonstrações do ano e extratos das contas da entidade;
- formulários informativos entregues no ano e a prova de entrega.
Esses documentos mostram custo de aquisição, titularidade e obrigações da entidade. Sem eles, o contador reconstrói a informação, e a reconstrução pode levar mais tempo que a própria declaração.
Quais itens levam semanas para chegar
Os mais lentos são os que dependem de uma segunda instituição ou de um órgão:
- Segunda via de escritura, contrato ou certidão, pedida ao cartório ou ao órgão emissor.
- Extratos de contas encerradas ou antigas, que o banco pode ter arquivado fora do sistema.
- Informes e formulários de fim de ano, liberados pelos emissores em datas próprias.
- Comprovantes de câmbio de operações antigas.
- Documentos de entidades, quando dependem de um agente registrado ou de um sócio.
Não existe prazo oficial para nenhum deles, e cada instituição tem o seu. Por isso, a regra prática é pedir tudo no mesmo dia e anotar a data de cada solicitação.
Como organizar a pasta para entregar ao contador
Uma pasta por país e por ano, com um índice de uma página, basta. O índice lista cada documento, a data, o emissor e se está completo ou pendente.
Em um exemplo ilustrativo, a pasta de 2026 teria duas subpastas, Brasil e EUA, cada uma com renda, imposto pago, contas, bens e entidades. O contador abre o índice primeiro e já vê o que falta.
Para ver o que fica guardado depois da entrega e por quanto tempo, o artigo sobre documentos fiscais que valem guardar quando você declara em dois países complementa este checklist. Já a correspondência entre o que cada país emite está em documentos fiscais do Brasil e dos EUA: equivalências.
O que muda de caso para caso
Quem mora nos EUA e tem renda no Brasil precisa de documentos diferentes de quem mora no Brasil e tem um imóvel alugado nos EUA. Dependentes, cônjuge, mudança de país no ano e entidades também alteram o conjunto.
Alguns pontos pedem análise individual:
- o país de residência fiscal no ano;
- renda de aluguel, de negócio ou de investimentos;
- contas conjuntas ou em nome de entidade;
- mudança de status ou de endereço durante o ano.
A lista de um ano pode não servir ao seguinte. Refaça a conferência a cada exercício.
"O documento que atrasa a declaração quase nunca é o mais importante. É o que depende de outra pessoa e que ninguém pediu a tempo", observa Cristina Teixeira, CPA e TEP, cofundadora da Astride. (citação proposta, aguardando aprovação)
Como a Astride atua
A Astride confere os documentos dos dois países contra o que cada declaração exige e aponta o que falta. A pasta fica organizada por ano e por país, e o contador de cada lado recebe só o que precisa.
Quando o mesmo documento serve às duas declarações, ele é usado nas duas; o que é exclusivo de um país fica identificado. A análise não substitui o profissional habilitado em cada jurisdição.
Perguntas frequentes
Quais documentos preciso para declarar imposto nos EUA e no Brasil?
Os principais são informes de rendimentos, comprovantes de imposto pago, extratos de contas e investimentos, documentos de imóveis e de entidades, e as declarações dos anos anteriores. A lista exata depende da sua residência fiscal e das fontes de renda.
Quando devo começar a juntar os documentos?
O quanto antes, e pelos itens que dependem de terceiros. Informes de fim de ano e segundas vias de documentos levam tempo, e os prazos do IRS e da Receita Federal correm separados.
Preciso de extratos de contas no exterior para declarar?
Em geral, sim: eles sustentam o saldo e o valor máximo do ano. Para o FBAR, o IRS pede nome na conta, número, banco, tipo e valor máximo no ano.
O que fazer se um documento não chega a tempo?
Registre a data do pedido e avise o contador cedo. Ele pode indicar se é possível declarar com o que existe, pedir prorrogação ou usar outro documento que comprove o mesmo fato.
O mesmo documento serve para as duas declarações?
Às vezes. Um extrato bancário pode sustentar o saldo nos dois lados, por exemplo. Já os formulários de renda são de cada país, e o contador precisa saber qual cabe em qual declaração.
Preciso reunir documentos de anos anteriores?
Alguns sim, sobretudo os que sustentam custo de bens e imposto pago em anos passados, além das declarações já entregues. O contador diz quais anos importam para a sua situação.
Leia também
- Guia de patrimônio internacional, obrigações e compliance
- Checklist da temporada de declaração para quem entrega no Brasil e nos EUA
- Documentos fiscais que valem guardar quando você declara em dois países
- Documentos fiscais no Brasil e nos EUA: equivalências
Conclusão
Reunir os documentos antes de declarar é uma questão de ordem: começar pelos itens que dependem de terceiros, separar por país e por ano e manter um índice do que falta. A lista muda de pessoa para pessoa, mas o método é o mesmo.
Monte sua pasta com este checklist e anote a data de cada pedido. Depois, fale com o time da Astride e envie o que já tem: a conferência olha os dois países ao mesmo tempo e mostra o que ainda falta.
Conteúdo educativo. Cada situação requer análise individual.